L’un des apports d’une solution d’élaboration budgétaire est l’amélioration du travail collaboratif. S’il est efficace de construire un budget seul sur Excel, dès lors qu’on veut faire participer d’autres contributeurs on a besoin d’organiser les masques de saisie, les autorisations et de faciliter les échanges.
Uniformiser la saisie et le référentiel
En premier lieu, notons que le format de logiciel cloud d’Adaptive Insights est par nature orientée pour un travail collaboratif : autorisations, partage des écrans et du référentiel, accès via le cloud, saisies simultanées, etc.
Par exemple, une feuille de saisie d’un compte de résultat (ci-dessous) est partagée par plusieurs utilisateurs, mais chacun ne peut voir que le périmètre qui le concerne. Le format est le même, mais les données sont différentes. Par ailleurs, le partage d’un référentiel commun permet de consolider plus facilement les données : puisque tout le monde utilise le même plan de compte, par exemple, il n’est pas besoin de reclasser les données pour les analyser ensemble.
Le partage des informations lors de la construction budgétaire entre utilisateurs est natif. Ce que saisit l’un est disponible pour l’autre si les autorisations le permettent. Prenons le cas des frais qui dépendent de l’effectif : si les RH saisissent les effectifs prévisionnels, l’information est immédiatement disponible pour le responsable du centre, pour calculer par exemple les coûts de déplacement basés sur l’effectif. On peut faire saisir à chacun ce qui dépend de lui et offrir à tous une vision complète de leur périmètre d’analyse.
Ainsi, dans cette première approche, Adaptive Insights permet un travail collaboratif grâce au partage des données et des écrans.
Organiser le processus collaboratif
La seconde approche consiste à organiser le travail entre les intervenants. Dans Adaptive Insights, il existe deux outils pour ce faire : le flux de travail et la gestion des processus.
Le flux de travail est basé sur la structure organisationnelle. Chaque responsable de centre de coût peut venir déclarer dans un écran l’achèvement de la prévision. Ceci a pour effet d’envoyer un message au responsable du niveau supérieur pour lui demander de valider, etc. De son côté, la direction financière a une vue détaillée de toute l’organisation et peut donc suivre pas à pas l’avancement du budget. Cet outil a l’avantage de la simplicité et de la clarté. Les statuts du processus dépendent de la version dans laquelle on travaille.
Le module « process tracker » va encore plus loin puisqu’il est possible de définir des tâches individuelles précises : saisir dans telle feuille, lancer tel rapport, organiser une réunion, etc. Chaque utilisateur reçoit un email sur lequel il peut cliquer pour ouvrir la page des tâches. Pour chaque tâche il peut associer des documents, mettre des commentaires, indiquer un statut, etc. La direction financière a une visibilité parfaite de l’avancement des tâches (ci-dessous).
L’outil « piste d’audit » permet également de voir les modifications qui sont apportées aux données par personne, et ainsi de constater le bon avancement des travaux.
Partager les mêmes indicateurs
Dans Adaptive Insights, il existe plusieurs outils de restitution : tableaux de bord web, rapports croisés en ligne et reporting connecté dans Excel. Chaque rapport peut être partagé avec d’autres utilisateurs. Cette « vision unique de la réalité » facilite les échanges ; un rapport peut devenir la référence pour analyser un indicateur de performance, défini et alimenté de la même manière pour tous.
Par ailleurs, il est également possible d’annoter l’information restituée dans les rapports web. La fonctionnalité de « note » permet de saisir un commentaire visible par les autres utilisateurs, par exemple pour justifier un écart ou expliquer une évolution.
Enfin, tous les rapports reposent sur le même référetiel : comptes, clients, versions, etc. Ils peuvent aussi partager la même structure de lignes ou de colonnes grâce à l’emploi de rapports « modèles » réutilisables.
