Histoire vraie : faire un budget sous Excel

C’est une journée particulière qui s’annonce car aujourd’hui nous devons nous atteler à consolider toutes les feuilles Excel pour cette première version du budget 2019 ! Chouette !

Vous avez peut-être déja vécu cela ? Nous avons envoyé il y a plusieurs semaines un beau modèle à tous nos responsables de centres. Pour chaque feuille, nous avions préparé les données pour que chacun puisse comparer avec le réalisé de l’année précédente et la prévision de cette année. Extraire les données, les préparer dans le bon format, travailler sur les prévisions, etc, cela nous a déja pris des semaines.

Aujourd’hui, presque toutes les feuilles ont été reçues, alors c’est parti ! Depuis le temps que je travaille sur Excel, il n’a plus aucun secret pour moi. Au sein de la direction financière, nous sommes plusieurs experts à pratiquer Excel quotidiennement. Parfois au détriment des analyses mais il faut bien répondre rapidement aux demandes de reporting de nos clients internes ! Les raccourcis claviers, les formules, les tableaux croisés dynamiques et autres « RechercheV », ça nous connait ! Nous sommes tous impliqués dans ce processus qui est une période majeure dans la vie de la direction financière.

Rapidement, je constate que des feuilles reçues ont été modifiées ou contiennent des onglets supplémentaires, avec des hypothèses ou des commentaires. Et parfois on a ajouté des lignes ou des colonnes dans nos tableaux. Je commence à créer les formules pour additionner les feuilles, mais comme tous les tableaux n’ont pas la même forme je dois pointer sur chacun, un par un. Devant toutes les opérandes qui s’ajoute dans la formule, je frémis un peu : cela va me prendre des jours. Parfois je copie les données des centres, un par onglet, et je mets en forme avant de créer la formule de consolidation, mais je perds le lien avec le fichier d’origine et son détail. Il n’y a pas de solution parfaite mais, quoi qu’il en soit, j’aurai préparé au final une vue consolidée impeccable !

La journée s’est passée rapidement au milieu des cellules, et j’obtiens déjà une vue consolidée sur un premier poste « Chiffre d’affaires ». Mais je reçois un email d’un responsable d’agence avec une nouvelle version de son fichier, s’excusant des modifications essentielles ajoutées au dernier moment mais « qui ne sont pas de mon ressort ». Les règles étaient pourtant claires : la deadline, c’était hier. Le directeur financier étant en copie, il me demande dans la foulée si on peut encore prendre en compte ce fichier car c’est important. D’accord, je le copie sur mon serveur en remplacement du précédent. A ma stupeur toutes les formules deviennent incohérentes. Je constate que l’onglet du fichier avait changé de nom…et les références sont brisées. Je n’ai plus qu’à essayer de réparer cela aussi rapidement que possible.

Après quelques jours, nous faisons le point avec le DAF. Au vu des prévisions établies par chaque responsable et agrégées dans notre tableaux, nous avons des modifications à demander pour mettre à jour le budget. Comment faire ? Soit modifier les feuilles sur les serveurs, soir obtenir une nouvelle feuille des responsables de centres et revoir les formules. Je prends l’option de faire une copie des feuilles pour les historiser, puis de faire les modifications avec chaque responsable. Je ne peux pas les laisser saisir directement dans les feuilles car le serveur est réservé à notre service, et par ailleurs nous prendrions le risque de rompre une nouvelle fois les liens. Organiser ces entrevues est assez long du fait du manque de temps des responsables, qui considèrent que le budget et surtout l’affaire de la Finance. J’ai parfois des réponses un peu agacées « de toutes façons je ne sais pas d’où vient la prévision de cette année car je n’ai pas le détail » ou bien « c’est en fin d’année que je sais où j’en suis alors c’est vous qui voyez mais laissez moi du budget au total ».

Les jours s’écoulent et j’arrive enfin à préparer un rapport de synthèse, par nature. Lors de la nouvelle réunion avec le DAF et le DG, la vision d’ensemble parait plus en ligne avec la prévision de cette année. Les questions fusent: « quels sont les centres qui ont la plus grande augmentation ? »,  « pourquoi les ventes sont en baisse ici », « que se passe-t-il si on lance une agence là », « quels sont les coûts incompressibles et les marges de manoeuvre ». Un point semble particulièrement urgent : « Il faut travailler avec les managers de Grande-Bretagne pour évaluer les impacts d’un décalage des recrutements de 6 mois ». La décision du DAF est claire : on va créer une nouvelle version du budget, et obtenir des feuilles corrigées, pour la présenter rapidement au DG.

D’expérience, je sais déjà que cela va nous prendre au moins deux semaines. Après cela, le DAF organise une réunion d’équipe : « Je crois qu’il y a une grosse coquille dans le fichier consolidé, quelque chose cloche, vérifiez s’il n’y aurait pas une erreur dans les formules« . Ce fut chose faite, et en effet, nous avions laissé un « +1300000 » dans une formule, dont personne ne peut expliquer l’origine. Sur les milliers de cellules traitées et les différents intervenants, il fallait se douter qu’on trouverait des coquilles !

usine a gaz

Alors que nous travaillons déja sur les nouvelles hypothèses, un email vient tout bousculer : il faudrait rapidement une version avec l’hypothèse d’un déploiement des ressources aux US car des informations sur la concurrence et la croissace du marché US laissent présager un potentiel inattendu. Et puis si l’on pouvait distinguer les ventes directes et indirectes ce serait mieux, aussi…

Perdus dans le traitement des fichiers, nous en arrivons parfois à oublier que le budget sert surtout à évaluer des options stratégiques pour affecter des moyens, et pas à prévoir l’avenir ! Avec le DAF, pour aller plus vite nous décidons de nous passer du détail des centres et de travailler de façon macro, au risque d’obtenir des estimations plus grossières et qui ne pourront pas être justifiées lors des analyses d’écart tout au long de l’année. Mais l’urgence est là, nous rétablirons la cohérence plus tard !

Il est vrai que la complexité des formules, la séparation des données sur plusieurs fichiers, le manque d’aspect collaboratif, etc, rendent le budget et le reporting lents et complexe. Pour simplifier et accélérer les choses, et donner une meilleure image de la Finance, nous avions envisagé un outil spécialisé proposé par un grand éditeur mais le coût du matériel et la durée du projet avaient représenté un gros obstacle. Et puis, nous ne voulions pas dépendre de prestataires pour changer le moindre détail alors qu’avec Excel nous sommes totalement autonomes !

Mais cette année je commence à trouver étrange qu’une société comme la notre, qui fait des millions de chiffre d’affaires et qui emploie des centaines de personnes, définisse la stratégie et pilote son développement à l’aide d’un simple tableur.

Ce qu’il faudrait, c’est pourtant évident ! Un outil simple à utiliser, où chacun saisit pour son centre et voit ses données consolidées instantanément, où l’on crée autant de versions de scénarios alternatifs que nécessaires en quelques secondes, sans limite d’espace, où l’on sait qui a fait des modifications, où l’on crée de beaux rapports dans Excel alimentés automatiquement, où les formules de calcul sont proches d’Excel mais ne sont écrites qu’une seule fois au lieu de la copier partout, sans matériel à installer et administrée entièrement par la direction financière ! Ca nous changerait la vie ! Mais un outil comme çaon peut toujours rêver ! 😉

About the Author

Laurent Allais
Laurent ALLAIS est expert en solutions d'élaboration budgétaire, business intelligence et pilotage des performances (CPM), avec près de 20 ans d'expérience dans ce domaine. Il intervient dans l'aide au choix de solutions, l'analyse des besoins métier et la mise en oeuvre d'Adaptive Insights, leader mondial des solutions cloud EPM. Après avoir fondé Artens et dirigé l'activité CPM de Viséo, il fonde Alsight en 2012, spécialiste d'Adaptive Insights en France. Il est intervenu chez plus de 50 clients, dont Renault, PSA, AGF, Embraer, Airbus, UCPA, Mega, Roquette, Pimkie, Chanel, L'Oréal et Fnac. Contact : Laurent.allais@expandbi.com