Bien concevoir une application SAP BPC Embedded / Integrated Planning

SAP BPC Embedded

SAP BPC 10.1 embedded est la nouvelle solution d’élaboration budgétaire et de prévision de SAP. Elle apporte deux innovations particulièrement importantes qui tranchent avec les versions antérieures : l’utilisation du moteur BW-Integrated Planning et l’optimisation des traitements avec HANA.

Le moteur BW-Integrated Planning

Alors que les versions successives de BPC étaient toujours basées sur les mêmes objets et concepts, depuis le rachat d’Outlooksoft par SAP, cette nouvelle version s’intègre davantage à BW en tirant profit du moteur de budgétisation Integrated Planning.

Dans les premières versions, la solution d’élaboration budgétaire intégrée à BW s’appelait SEM-BPS (Business Planning and Simulation), reposait déja sur les objets de BW (infoobjects, infocubes…) et permettait de construire un processus totalement personnalisé. L’interface utilisateur et les écrans de saisie étaient différents de ceux de BW.

La sortie d’Integrated Planning en version BW 7.0 eut alors pour objectif de faire reposer le reporting et le planning  sur le même outil, Business Explorer. Sur le fond, il y eut peu d’évolutions entre SEM-BPS et BW-IP, qui utilise toujours la notion de niveau d’agrégation, de filtre, de fonctions de planification ou de formules de calcul en FOX.

Integrated Planning est une boite à outils, créée pour modéliser une application d’élaboration budgétaire. Des fonctions sont disponibles pour créer les modèles, les écrans utilisateurs et les fonctions de calcul. Cette approche très souple conduit souvent des clients qui ont déjà installé BW à mettre en œuvre Integrated Planning pour couvrir d’autres besoins que ceux liés spécifiquement à l’élaboration budgétaire. De surcroît, IP offre de nombreux passages vers des développements en ABAP, ce qui permet de couvrir des besoins non couverts pas les solutions standards de SAP.

Citons un exemple : une application chez AGF sur BPS calculait le coût de revient unitaire prévisionnel par projet informatique. Elle a rapidement été utilisée pour calculer ce même coût au réel, grâce aux connexions de BW qui allait puiser coûts et inducteurs dans les systèmes opérationnels.

BPC Embedded repose ainsi sur ce moteur BW-Integrated Planning, qui n’a jamais cessé d’être mis en œuvre parmi les clients de SAP. Nous avons par exemple mis en oeuvre IP ou BPS chez L’Oréal, Airbus, AGF, Roquette, Renault ou Arcelor, pour ne citer qu’eux.

BPC Embedded, la combinaison gagnante ?

Integrated Planning peut traiter n’importe quel type de données et formaliser un processus budgétaire, mais il présente souvent l’inconvénient d’être relativement gourmand en ressources. En effet, des calculs reposent sur de vastes ensembles de données stockées dans les infocubes, et le résultat des calculs peut représenter de gros volumes, que le système doit enregistrer dans des cubes dédiés à l’écriture.

L’arrivée de BPC, qui était favorisé commercialement par SAP, a mis IP dans l’ombre pendant quelques années. Désormais, BPC « Standard » est selon nous un outil plutôt destiné aux utilisateurs finaux, alors que BPC « Embedded/IP » a plutôt pour vocation de répondre à des besoins complexes grâce à une architecture robuste gérée par l’IT.

Avec BPC Embedded, SAP propose en réalité la meilleure combinaison possible pour ce faire :

  • L’interface utilisateur sous Excel est SAP Analysis Office. La nouvelle version permet de choisir entre les deux plug-ins celui issu de Busines Explorer ou celui provenant de l’add-on BPC (voir notre article sur SAP Analysis Office 2.1). En termes d’administration, l’interface BPC facilite la création des applications ou la gestion des données de base.
  • La modélisation et la conception des fonctions sont assurées par Integrated Planning
  • L’optimisation des lectures/écritures et des traitements est garantie par HANA, plateforme in-memory de SAP, qui, grâce au Planning Application Kit, s’intègre automatiquement à Integrated Planning

Les niveaux dans BPC Embedded / Integrated Planning

Une grande différence dans la conception d’une application BPC « Standard » et BPC « Embedded/IP » est le niveau de détail des traitements et des saisies. Alors que BPC « Standard » laisse l’utilisateur saisir des montants dans le cube au niveau le plus détaillé (ou parfois sur des nœuds de hiérarchie), avec chaque dimension obligatoirement renseignée, BPC Embedded/IP travaille sur une sélection de données agrégées.

Ainsi, avec BPC Embedded/IP on peut saisir, pour le même cube et les mêmes indicateurs, d’une part sur un niveau de détail agrégé, et d’autre part sur un niveau de détail plus fin. Et passer librement de l’un à l’autre. Ceci est utile par exemple si l’on veut saisir un montant des ventes par région, puis répartir par client dans ces régions, ensuite corriger ce montant pour chaque client et enfin modifier de nouveau le total par région, etc..

La conséquence, d’un point de vue technique, est qu’on peut trouver simultanément dans un cube des montants saisis à des niveaux différents pour un même indicateur. Lors de la conception de l’application, on doit veiller à ce que cela soit organisé, au risque de rencontrer des incohérences dans les traitements ou les rapports. On pourra se fixer comme règle qu’un infocube doit avoir un niveau de détail homogène pour tous les indicateurs, à l’exception de ceux qui subissent un traitement élaboré sur des niveaux différents.

L’impact de l’utilisation des niveaux est visible à différents points de la conception. Par exemple, les formules de calcul « FOX » (pour FOrmula eXtension) de BPC Embedded/IP sont très impactées par la définition des niveaux : elles sont définies sur un niveau pour l’écriture mais effectuent des lectures ou des calculs potentiellement sur un niveau différent. La syntaxe du script FOX permet d’adresser facilement une donnée en lecture ou en écriture à partir des coordonnées multidimensionnelles de celle-ci. Le FOX est donc particulièrement puissant pour effectuer rapidement des calculs complexes tels que la valorisation de la masse salariale, les coûts de production ou entre les prévisions de trésorerie.

De même, l’utilisateur saisit dans une interface qui présente un certain niveau (qui plus est ajusté par la structure du Query). L’interface peut afficher des données agrégées, saisies au préalable sur un nouveau plus fin. Le résultat de la saisie peut lui-même être utilisé, à une étape ultérieure, dans un calcul à un niveau encore différent.

On voit dans cet exemple l’importance de raisonner en termes de processus et d’étapes de traitement :

  • Saisie des quantités de vente, par mois, par produit et par client.
  • Calcul du chiffre d’affaires en appliquant un prix de vente unitaire, qui dépend de la famille du produit et de la classification du client. Mais le résultat est enregistré sur chaque combinaison client/produit.
  • Taux de remise appliqué qui ne dépend que du client et permet d’obtenir un CA net.
  • Prévision des encaissements avec un décalage temporel en fonction des conditions de paiement du client, sans référence au produit mais avec l’entité juridique.

Dans cet exemple basique, toutes les informations sont stockées à des niveaux différents mais doivent se rencontrer pour aboutir à la prévision.

Les outils pour concevoir une application BPC Embedded / Integrated Planning

La conception d’une application SAP BPC 10.1 Embedded / Integrated planning requiert donc une forte maitrise du métier de l’élaboration budgétaire, des processus impliqués, et la formalisation de la logique d’ensemble. La succession des traitements est découpée en fonctions basiques, chacune définie à un certain niveau de détail (en lecture et écriture) et restreinte par des filtres (« variables ») dont le comportement est soigneusement identifié (prise en compte de toutes les valeurs possibles, selon certaines règles spécifiques, dépendant d’autres variables, etc).

Lors de l’étude du besoin et de la conception, on étudiera, pour chaque étape du processus, les données utilisées et le niveau de détail auquel le résultat sera enregistré. Pour ce faire, on s’appuiera sur la structure de l’écran de saisie, les formules de calcul, le niveau de détail des données de comparaison dans le réalisé et les besoins en matière de reporting. C’est en donnant une vision d’ensemble et exhaustive de toutes les fonctions et de tous les niveaux que l’on peut assurer la cohérence et tirer pleinement profit de la solution.

En termes d’outil, dans la gestion du projet, il est donc essentiel de mettre en œuvre un schéma pour représenter visuellement les dépendances entre chaque fonction et chaque niveau. Une feuille Excel permettra de comparer d’un coup d’oeil chacune de ces fonctions et de vérifier la logique avant de lancer la réalisation.

Les autres points de la conception

Bien d’autres éléments dans BPC Embedded/IP sont à prendre en compte lors de la conception de l’application. Citons par exemple les questions suivantes, sans que cela soit exhaustif :

  • Faut-il une gestion de données de base ou des « providers » propres à l’utilisateur ?
  • Faut-il utiliser une interface Web ou Excel et pour quel usage ? SAP Analysis Office propose deux plug-ins, qu’il convient de comparer, chacun présentant avantages et limites. Design Studio (héritier du WAD) permet de créer une application web pour IP.
  • Avons-nous besoin d’une saisie de lignes détaillées et non d’une saisie agrégée (par exemple pour les salaires individuels) ?
  • Quelle évolution potentielle de l’application ? Ceci est utile pour déterminer le niveau de détail mais aussi les paramètres à rendre variables.
  • Comment se décompose le processus en tâches affectées aux utilisateurs ?
  • Quelles sont les données du réalisé ou provenant d’autres système à charger ?
  • Quelle limitation des autorisations d’accès des utilisateurs ?
  • Quelles sont les combinaisons de caractéristiques interdites et bloquantes ?
  • Etc…

BPC Embedded dans l’univers SAP EPM

Avec BPC Embedded, SAP propose à ses clients une plateforme complète pour couvrir les besoins complexes d’élaboration budgétaire et de prévision, ou d’autres besoins spécifiques. Avec Integrated Planning, une bonne conception en amont, avec une méthodologie éprouvée est indispensable pour assurer le meilleur fonctionnement possible et réduire les risques.

Dans les cas plus simples, SAP BPC Embedded peut également être employé pour laisser les utilisateurs créer leurs propres modèles (« local provider ») et gérer les données de base. C’est aussi la vocation de BPC « Standard », qui est maintenu dans la roadmap SAP, et qu’il convient d’évaluer. N’oublions pas que BPC « Standard » en version NetWeaver peut bénéficier de la rapidité de lecture et écriture « in-memory » de la base HANA, grâce à l’intégration technique avec BW.

Enfin, la nouvelle solution SAP Cloud for Analytics comprend les fonctions essentielles de BPC « Standard », ainsi que des fonctions intégrées de reporting et tableaux de bord mais présente les avantages du cloud et d’avoir été entièrement développé sur HANA.

Laurent Allais
Ecrivez-moi sur : Laurent.allais@expandbi.com

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About the Author

Laurent Allais
Laurent ALLAIS est consultant expert en Business Intelligence et en pilotage des performances (EPM), il dirige depuis 18 ans des activités de conseil dans ce domaine autour des solutions SAP et Adaptive Insights. Pour les clients SAP il apporte son expertise des besoins de la finance et des outils SAP BI et EPM. Il intervient sur les solutions FICO, BW, Integrated Planning, SAP BPC Embedded, SAP BusinessObjects Cloud et S/4 HANA Finance. Il intervient également dans l'aide au choix de solutions et l'analyse des besoins métier. Contact : Laurent.allais@expandbi.com