Le point sur SAP Analysis Office 2.1

analysis office 2.1

Le nouvel outil SAP Analysis Office 2.1 est présenté dans la roadmap comme l’outil unique de reporting et de saisie budgétaire dans Excel. Faisons le point sur les changements apportés par la nouvelle release.

SAP et le reporting dans Excel

L’intégration des outils de business intelligence et de planning avec Microsoft Office reste incontournable. De nombreuses tentatives ont été faites pour proposer des solutions 100% web, mais force est de constater que la souplesse et la puissance d’Excel sont toujours appréciés des contrôleurs de gestion et des utilisateurs. SAP répond ainsi à des demandes fréquentes de simplification et de clarté de la roadmap.

Dans les premières versions de SAP BW, le mode de restitution naturelle était Excel grâce au Business Explorer Analyser. Avec l’acquisition d’Outlooksoft (future BPC) puis de BusinessObjects, la roadmap des plug-ins Excel devint particulièrement flou.

 Les domaines de la BI et de l’EPM étant indissociables, SAP propose désormais une roadmap clarifiée dans laquelle ce seul outil sera la fusion de :
– BusinessObjects Analysis for Office
– EPM Add-in for BPC
– BO Live Office
– Bex Analysis

 La nouvelle version de cet outil, SAP Analysis Office 2.1, vient dans un premier temps remplacer BO Analysis Office et EPM Add-in. Ensuite BO Live Office sera également remplacé.

Quelles sources de données ?

Le vrai défi avec un tel produit est de pouvoir faire la synthèse de plusieurs outils puissants basés sur des plateformes très différentes. Ainsi, SAP Analysis Office pourra restituer dans une même feuille Excel des données provenant de :
– SAP HANA
– SAP BW
– SAP BPC 10.0
– SAP BO Universes

De quoi se compose-t-il ?

 En réalité, il ne s’agit pas d’un seul et même outil qui fusionne les deux mondes. Analysis Office contient deux plug-ins : le premier « Analysis » reste attaché au monde BW et BW-IP, et le second « EPM » reste lié au monde BPC traditionnel.

 L’innovation réside d’abord dans une installation unique pour les deux plug-ins et la coexistence possible de données chargées par ces deux plug-ins. Ainsi, d’un seul clic il est possible d’afficher des rapports alimentés par BW, HANA, BO Universes d’un côté et des feuilles de saisie de BPC de l’autre.

Dans quel cas les utiliser ?

Selon le système auquel on se connecte, l’un des deux plug-ins pourra être employé :
BW supérieur à 7.0 ou HANA : Plug-in Analysis. On reste ici dans un cadre similaire à BO Analysis for Office, ou au précédent Bex Analyser.
BPC « classique » version 10.0 et 10.1 (c’est-à-dire les versions Microsoft et Netweaver, qui ne sont pas « embedded » avec BW) : Plug-in EPM
BPC « embedded » (c’est à dire reposant sur le moteur BW-Integrated planning, et optimisé avec HANA) : Plug-in Analysis, de préférence, ou Plug-in EPM.

On comprendra que, compte tenu de la roadmap de SAP qui privilégie HANA et BPC « embedded », les clients devraient se tourner plus favorablement vers Analysis qu’EPM. Pourtant, cela reste à étudier au cas par cas car les avantages de ce dernier sont nombreux (formule par cellule, reconnaissance des membres, formattage dynamique, etc).

Les limites dans le domaine de l’EPM

Par rapport à la précédente version, certaines limites sont à prendre en compte, en particulier lors de l’upgrade. Retenons celles qui seront résolues dès la prochaine version : absence de support de Word et des extensions EPM. Les Macros Vba devront être légèrement adaptées pour continuer à fonctionner.

Le plus grand changement à prendre en compte est la disparition annoncée d’EVDRE. Il s’agit d’une fonction Excel qui permettait de générer la matrice de saisie à partir de paramètres situés dans les cellules de la feuille. Ceci a été remplacé depuis 2011 par un add-in Excel qui couvre l’essentielle des fonctionnalités, mais EVDRE était toujours utilisable sur option. L’upgrade implique de revoir les feuilles Excel de BPC pour recréer à l’identique des rapports avec la nouvelle interface. Ce travail pouvant être considérable, SAP a prévu de maintenir l’ancien EPM Add-in 10 jusqu’en 2020.

La roadmap BI & EPM

La roadmap BI & EPM répond à une double contrainte de maintien des investissement passés chez les clients, et de nécessité d’évolution des solutions pour répondre aux nouvelles exigences du marché. Il faut reconnaître que c’est un challenge compte tenu de la multiplicité des cas de figure.

La séparation entre la BI et l’EPM, qui n’existait pas dans BW mais qui fut produite par l’acquisition par SAP d’Outlooksoft et de BusinessObjects en 2008 disparait avec BPC Embedded (qui, au fond, aurait pu s’appeler BW-Planning sans la question des licences) et Analysis Office.

La roadmap prévoit qu’à terme Analysis Office sera intégré avec SAP Cloud for analytics, ce qui permettra à un client de saisir des données alternativement dans Excel ou en cloud, sans mettre en œuvre d’infrastructure technique.

About the Author

Laurent Allais
Laurent ALLAIS est expert en solutions d'élaboration budgétaire, business intelligence et pilotage des performances (CPM - FP&A), avec près de 20 ans d'expérience dans ce domaine. Il intervient dans l'aide au choix de solutions, l'analyse des besoins métier et la mise en oeuvre d'Adaptive Insights, leader mondial des solutions cloud Financial Planning & Analysis. Après avoir fondé Artens et dirigé l'activité BI-CPM de Viséo, il fonde Alsight en 2012, spécialiste d'Adaptive Insights en France. Alsight a rejoint Génération Conseil en 2019. Il est intervenu chez plus de 50 clients, dont Renault, PSA, AGF, Embraer, Airbus, UCPA, Mega, Lizéo, Elitechgroup, Roquette, Pimkie, Chanel, L'Oréal et Fnac. Contact : Laurent.allais@expandbi.com