Pour améliorer le fonctionnement d’une direction financière, on peut être conduit à mettre en œuvre un outil spécialisé d’élaboration budgétaire et de reporting. Est-ce toujours une bonne idée ? Les gains de productivité sont visibles puisque des tâches prendront effectivement moins de temps. Mais cela contribue-t-il pour autant à rendre la vie de la direction financière au quotidien plus simple et plus efficace ?

Etre plus efficace dans la durée, cela signifie aussi améliorer les conditions de travail et le sentiment de contribuer activement au fonctionnement d’un ensemble. Comment un outil EPM peut-il y contribuer ? Dans cet article, nous abordons les conditions qui permettent à l’outil EPM d’être un réel facteur d’efficacité et de mieux-être.

Gagnerez-vous du temps ?

« Nous avons mis en place un outil pour gagner du temps dans la production des rapports, mais il a fallu recruter deux personnes pour s’en occuper à temps plein« . C’est ce que me décrivait un responsable financier dans une entreprise du secteur du BTP.

Pourtant, le projet avait bien commencé et le diagnostic était clair : des jours entiers étaient consacrés à des tâches à faible valeur ajoutée telles que :

• Recopier des données dans Excel
• Extraire manuellement des données de systèmes informatiques
• Mettre en forme des rapports
• Auditer des formules et des liens pour corriger les problèmes

Excel est très flexible mais il peut donner l’illusion d’un outil de création d’applications décisionnelles. L’ajout de feuilles, de formules, de liens, produit un résultat qui paraît solide mais n’a pas la rigueur que l’on doit attendre dans la production d’informations vitales comme le compte de résultat ou un tableau de bord pour la direction. Et ce au prix d’heures de travail au détriment de l’analyse, de la réflexion et des échanges avec les clients internes.

Les objectifs du projet étaient assez classiques :

• Collecter les données
• Conduire un processus budgétaire plus rapide
• Mettre à jour des rapports d’un simple clic
• Partager la même information avec les clients internes.

Mais ce qui n’était pas mesuré immédiatement, c’est le temps consacré pour obtenir ces gains de productivité dans les services informatiques ou la direction financière. Si le projet de mise en œuvre dure des mois, si l’outil doit être administré en continu par une équipe dédiée ou si, en définitive, il est toujours nécessaire de revenir sur Excel car certains besoins ne sont pas couverts par l’outil, les gains de productivité sont réduits.

En l’occurrence, des bénéfices avaient été relevés, mais au prix d’une organisation plus complexe. Certains s’en détournaient et revenaient progressivement sur Excel. Le gain avait donc été relatif. La conclusion était claire : « Il y a un sentiment de frustration de la part des équipes d’avoir passé beaucoup de temps pour pas grand chose. »

Pour que la vie de la direction financière soit effectivement plus simple, il faut donc veiller à ce que la solution ne requiert pas de nouveaux processus administratifs, des projets successifs ou d’administration technique complexe.

Gardez le contrôle !

« Depuis que nous avons ce nouveau système, on ne sait pas vraiment si les données sont bonnes. Nous devons passer par l’informatique pour savoir si c’est chargé« , me disait un directeur financier, que l’on pouvait sentir fort agacé par cette dépendance quotidienne. « Cela nous donne l’impression de ne pas maitriser ce que nous faisons« .

Une raison qui empêche souvent d’utiliser un outil spécialisé est la crainte de perte de contrôle. Si vous mettez en place un outil qui vous donne le sentiment de ne plus savoir qui a accès aux informations ou comment accéder aux données, cela a-t-il un effet stressant ou relaxant ?

Pour que cette solution ne produise pas d’effet inverse, il est important pour la direction financière de rester maître de l’outil, et en particulier pour les tâches suivantes :

• Donner les autorisations d’accès
• Gérer les données (création de version, copie, suppression)
• Importer et exporter facilement
• Créer des rapports, notamment connectés sur Excel
• Inviter les utilisateurs et savoir qui fait quoi
• Gérer les pièces jointes
• Suivre les chargements automatiques et gérer les transformations

Heureusement, il existe des solutions qui permettent aux directions financières de conserver une grande autonomie. La mise en place de l’outil se présente pour les équipes non pas comme le résultat d’une transaction, où l’on échange plus de sécurité pour moins de liberté, mais comme un gain net d’efficacité.

Réduisez l’incertitude

Lors d’une mission d’aide au choix d’une solution, après avoir évoqué les critères habituels, un contrôleur de gestion me dit : « est-ce que je pourrai mettre toutes les données dans Excel et faire ce que je veux ?« . C’est une phrase qui exprime la volonté de pouvoir toujours s’adapter aux nouveaux outils, aux nouveaux besoins, etc.

Alors que j’étais contrôleur de gestion, nous mettions en place un ERP et je me souviens avoir exprimé le même sentiment car les besoins changeaient si souvent que les tableaux de bord étaient transformés chaque mois. Lors des réunions de travail avec le consultant interne nous cherchions aussi à être rassurés sur la capacité de l’ERP à s’adapter à nos futurs besoins.

L’avantage avec Excel est que vous savez qu’en cas de demande imprévue il y aura toujours un moyen de produire un rapport, une analyse, en allant chercher l’information requise dans les fichiers rangés « quelque part » dans les serveurs.

Évidemment, ce n’est pas toujours si simple car parfois les fichiers sont trop gros et ne s’ouvrent plus, ils sont corrompus, sont incompréhensibles ou obsolètes avec le temps, les liens ne fonctionnent plus ou les fichiers disparaissent ! Et parfois ils sont perdus dans les oubliettes des sous-sous-dossiers.

La mise en place d’un outil peut avoir un double effet. D’un côté, l’information est stockée de manière sécurisée et facilement réutilisable dans les rapports ou la prévision. De l’autre, le système d’information peut laisser penser qu’il sera difficile de s’éloigner du besoin initial sans un projet technique préalable (voir notre article sur les critères de choix pour une efficacité durable).

Pour être facteur de mieux-être, il ne faut pas que la solution produise par anticipation un sentiment de risque personnel ou collectif. Notamment, aucun utilisateur ne doit voir dans le nouvel outil une source d’angoisse liée à la nouveauté. Pour cela, elle doit présenter plusieurs caractéristiques telles que :

• Utilisable avec peu de formation
• Nombre limité de fonctionnalités pour ne pas noyer l’utilisateur
• Interface claire et dépouillée
• Outil de reporting dans Excel très flexible
• Modèle facile à faire évoluer (dimensions, référentiel, etc)
• Facilité d’intégration avec d’autres outils
• Interlocuteur désigné et disponible chez l’éditeur

Puisque l’outil peut provoquer des changements dans l’organisation et la travail de chacun, il faut mesurer ces critères en complément de ceux portant sur les fonctionnalités techniques et la simple couverture des besoins objectifs.