Quels sont les bénéfices d’un logiciel d’élaboration budgétaire, de prévision (planning) et de reporting ? Si l’on prend Adaptive insights, qui est leader mondial cloud dans ce domaine, on constate que les bénéfices peuvent être regroupées par nature. Le premier est l’amélioration du processus.

Améliorer le processus, cela veut dire l’accélérer et le fiabiliser. Plutôt que d’envoyer des feuilles Excel à chacun, puis de les consolider manuellement, on permet à chaque contributeur de venir saisir sur une feuille qui alimente une base de données automatiquement. Les tâches étant organisées dans un processus formalisé, la direction financière a une visibilité claire sur qui a fait quoi, et peut instantanément consolider, analyser, restituer le résultat du processus. Les gains de temps peuvent être de 90%…du temps libéré pour des tâches à plus grande valeur ajoutée que « triturer » des feuilles Excel !

Améliorer le processus est aussi le fiabiliser. Il faut considérer le processus non comme uniquement l’élaboration du budget mais aussi l’utilisation de ce budget. Grâce à un outil structuré, les données sont bien « classées », les formules de calcul sont répertoriées et modifiables (et non perdues dans les cellules), les autorisations sont affectées, etc. Au final, la donnée est fiable, en sécurité, et réutilisable. Ainsi, les rapports de comparaison budget/réalisé seront mis à jour rapidement, et les écarts pourront être expliqués tout au long de l’année. De même, les re-prévisions pourront se baser sur le budget, en gardant le détail d’origine.

Le bénéfice relatif au processus va par conséquent se propager tout au long de l’année, et non seulement lors de la construction du budget.

Pour que ce bénéfice se prolonge au-delà d’un exercice, on fera en sorte d’appliquer les règles de cet article.

Lors du prochain article j’évoquerai un autre bénéfice : l’affectation des ressources.