Optimiser les processus métiers avec SAP Process Mining

SAP a présenté la solution SAP Process Mining, développée par la société Celonis dans la cadre d’un programme favorisant les startups qui innovent autour de SAP HANA.

Cette solution a pour objectif d’optimiser les processus métier en analysant les données stockées dans l’ERP de SAP ou dans tout autre système.

La difficulté d’analyser les processus

Pourquoi un outil de Process Mining ? L’un des points forts de l’ERP est de pouvoir automatiser et relier des actions de plusieurs fonctions opérationnelles au sein d’un même processus. Par exemple, dans un processus « order-to-cash », le processus peut impliquer les ventes, la production, la logistique, la comptabilité client, etc. Pour chaque métier, l’interface utilisateur permet de revenir aux pièces d’origine ou de bénéficier des informations saisies en amont. La logique d’ensemble est maintenue pour assurer une traçabilité dans le processus.

Hélas, l’approche qui est proposée dans un ERP est surtout du point de vue de l’utilisateur pour une fonction donnée. Le responsable de la livraison peut remonter vers la commande mais n’aura pas une vue complète du processus. En fait, ce processus n’apparait pas toujours clairement dans l’ERP car il est rarement linéaire et ne peut être analysé dans toute sa complexité.

Par ailleurs, si d’autres systèmes sont impliqués dans un processus, il est particulièrement difficile d’avoir une vue exhaustive. Les outils de business intelligence ont répondu à ce besoin quelquefois, en se limitant à fournir des indicateurs reliés à un même objet (par exemple quantités commandées, livrées, facturées par numéro de commande).

Plusieurs outils de SAP existent dans le cadre du « Business Process Management », dont SAP Process Orchestration, qui permet d’afficher en temps réel des indicateurs du processus (quantités commandées, en stock, livrées, etc). SAP Process Mining n’a pas vocation à suivre un processus en temps-réel mais à analyser le processus visuellement, tel qu’il est vraiment utilisé, et en tirer des enseignements pour corriger les écarts par rapport au processus normal.

SAP Process Mining : optimiser les processus

Le processus qui représente la succession normale des tâches, telle qu’elle devrait être appliquée, est appelé « Happy Path ». Il représente le point de départ autour duquel tous les autres cas vont venir se greffer par comparaison.

L’interface graphique de SAP Process Mining, le « process explorer » permet de sélectionner visuellement toutes les variantes dans ce processus et de faire apparaitre la réalité des cas de figure. Ainsi, si la majorité passe par ce « Happy Path », on peut observer des « chemins » qui viennent s’ajouter à celui-ci. Par exemple, nous observons des cas de création de manuelle sans bon de commande, de modification manuelle des livraison, de paiement sans validation hiérarchique, etc. En analysant les variantes on met notamment au jour les problèmes de sécurité et d’organisation.

Process Mining

Pour chaque variante on peut afficher non seulement le nombre de transactions en cause, mais également les montants et le temps consacré à chaque étape ou pour la totalité du cycle. Il est alors facile d’identifier les goulets d’étranglement et mettre en rapport le temps de chaque étape par rapport à l’importance des transactions. Chaque étape peut alors être analysée et donner suite à un plan d’action dans l’organisation physique ou au niveau du paramétrage de SAP.

Derrière chaque étape d’un processus se cache des tables SAP (ou d’autres systèmes) contenant toutes les informations disponibles pour l’analyse. L’outil propose des tableaux de bord personnalisables avec le « Process Analysis » pour afficher, par exemple, la répartition des commandes par organisation commerciale, le top 10 des fournisseurs impliqués ou encore la liste des documents.

Les perspectives

La solution a été développée sur la plateforme HANA ce qui lui permet de bénéficier facilement du contenu des tables SAP, grâce à la réplication de données ou si l’ERP est connecté directement. Ensuite, les fonctionnalités de HANA sont mises à contribution : analyses in-memory, utilisation des Hana views pour l’analyse, disponibilité des données externes grâce à HANA Smart Data Access, ou encore ouverture vers des outils tels que Lumira, Predictive Analytics ou BusinessObjects.

SAP Process Mining est livré avec des processus prédéfinis et basés sur SAP (order-to-cash, purchase-to-pay, etc). Il est possible d’analyser de nouveaux processus basés sur d’autres jeux de données et représentés par d’autres « Happy path » correspondant.

Après deux premières références chez Siemens et Vodafone, avec des résultats remarquables dans la réduction des délais et l’accroissement du cash inhérent, SAP a décidé de porter Process Mining pour le proposer directement à ses clients. Les perspectives semblent importantes, surtout dans les grandes entreprises. La solution a été lancée officiellement en Q4 2015 en France. La société Inventy, spécialisée dans les solutions SAP de BPM s’est déja positionnée comme partenaire.

Pour en savoir plus visitez le site de Celonis.

About the Author

Laurent Allais
Laurent ALLAIS est expert en solutions d'élaboration budgétaire, business intelligence et pilotage des performances (CPM - FP&A), avec près de 20 ans d'expérience dans ce domaine. Il intervient dans l'aide au choix de solutions, l'analyse des besoins métier et la mise en oeuvre d'Adaptive Insights, leader mondial des solutions cloud Financial Planning & Analysis. Après avoir fondé Artens et dirigé l'activité BI-CPM de Viséo, il fonde Alsight en 2012, spécialiste d'Adaptive Insights en France. Alsight a rejoint Génération Conseil en 2019. Il est intervenu chez plus de 50 clients, dont Renault, PSA, AGF, Embraer, Airbus, UCPA, Mega, Lizéo, Elitechgroup, Roquette, Pimkie, Chanel, L'Oréal et Fnac. Contact : Laurent.allais@expandbi.com