Contrôle de gestion : comment le cloud peut sauver Excel

Excel et le contrôle de gestion

Le contrôle de gestion consiste à donner de la visibilité sur le passé (grâce aux données stockées dans les systèmes opérationnels) et des futurs envisageables (par la prévision et simulation), de manière à faciliter les décisions.

La donnée est au coeur du métier : sa mise en forme, sa transformation en information, sa communication et les analyses dont elle est l’objet. Pendant longtemps, les feuilles Excel étaient l’outil unique des contrôleurs de gestion qui pouvaient aussi bien transformer l’information que la mettre en forme. Au point qu’on a parfois eu tendance à confondre l’expertise du métier et celle de l’outil.

Les défaut d’Excel sont à présent bien connus : incapacité à gérer les gros volumes, manque de fiabilité, manque de sécurité, profondeur des données limitées, absence de travail collaboratif, etc. Qui n’a jamais frissonné devant une feuille Excel qui ne s’ouvre plus, le nombre de formules contenues dans un dossier de travail ou une erreur #REF ? Avec la prise de conscience des limites d’Excel on revient à la finalité du métier et à la façon dont on peut mieux l’exercer.

De la même manière qu’on peut optimiser les autres processus opérationnels, la volonté est aujourd’hui d’utiliser des outils spécialisés pour gérer les processus du contrôle de gestion, ce qui a été rendu possible par les innovations technologiques (in-memory, cloud multi-tenant, HTML5, serveurs mutualisés, etc) et la facilité d’administration par la direction financière.

Cependant, ce serait une erreur de vouloir se passer par principe d’Excel au profit des interfaces web, pour tous les besoins et tous les utilisateurs. Chez Adaptive Insights, l’essentiel des fonctionnalités est accessible en cloud, ce qui permet d’avoir une solution toujours à jour et un stockage de forts volumes sur des serveurs distants optimisés, mais Excel peut toujours être utilisé pour couvrir des besoins spécifiques. En combinant Excel et le Cloud, dont les avantages sont bien connus, on tire profit de ce que chacun peut apporter de meilleur, dans le reporting et la prévision.

Diffuser une information claire

Excel est depuis longtemps un outil très employé pour préparer des tableaux d’analyse et les communiquer. C’est un environnement familier pour beaucoup d’utilisateurs grâce à la facilité de calcul et de mise en forme. Le problème intervient quand on doit mettre ces tableaux à jour souvent, avec des données nombreuses, et produire un grand nombre de tableaux sur des périmètres différents. Cela se traduit par le traitement de nombreuses données, l’utilisation de formules entre feuilles ou entre fichiers, voire l’utilisation abusive de macros difficiles à administrer. Au final, sans même s’en rendre compte, on crée une sorte d’application informatique qui ne répond pas aux critères de qualité requis compte tenu des enjeux de pilotage stratégique auxquels on veut répondre.

Comment conserver ce qu’Excel fait de mieux tout en résolvant les problèmes de volumétrie, de pérennité et de sécurité ? Avec Adaptive OfficeConnect, il est maintenant possible d’alimenter des tableaux Excel avec les données stockées dans les bases de données cloud d’Adaptive Insights, provenant des systèmes opérationnels de l’entreprise (ERP, CRM, etc). Le résultat est facile à concevoir : il s’agit exactement des tableaux de gestion souhaités, avec une forme sur-mesure, alimentés comme si on avait saisi les montants directement dans chaque cellule.

Reporting connecté dans Excel

La complexité de transfert et de préparation des données est gérée en amont, pas dans la feuille Excel. Si la base de données contient des millions de lignes, on affiche précisément la sélection des données utiles pour ce rapport et consolidée comme il se doit.

Par exemple, on peut alimenter une comparaison de chiffre d’affaires entre budget et réalisé, entité par entité. Lors de la mise à jour du rapport, il est rafraichi avec les chiffres les plus récents, mais la mise en forme est conservée. Il est ensuite possible d’utiliser le même rapport pour analyser une autre période.

Que faire dans le cas où il n’est pas possible de charger automatiquement les données d’un autre système, et si un travail préparatoire manuel est nécessaire en amont ? Dans ce cas, le contrôleur de gestion peut toujours préparer les données, dans une feuille Excel, puis le charger facilement dans Adaptive via une interface utilisateur dédiée. On garde donc la souplesse de préparation des données dans Excel si c’est nécessaire, mais on sépare la préparation d’un côté et la restitution de l’autre.

Comment OfficeConnect fonctionne-t-il concrètement ? Il se présente comme un simple Add-on dans Excel, avec une barre de boutons spéciaux. Pour sélectionner les données à télécharger dans les cellules, on n’utilise pas de formulaire complexe ou de formules Excel spécialisées et difficiles à gérer : on associe simplement les lignes, colonnes ou cellules, aux sélections de données souhaitées, avec un simple drag-and-drop. Par exemple, on glisse le compte « Chiffre d’affaires » sur une ligne de la feuille pour indiquer que cette ligne doit être alimentée par les montants de ce compte. Puis on glisse la version et la période d’analyse sur la colonne. A l’intersection de la colonne et de la ligne, le système ira chercher le montant pour ce compte, cette version et cette période et le placera dans la cellule.

Non seulement le rapport est créé rapidement et alimenté d’un clic, mais le niveau de sécurité est augmenté. Un rapport OfficeConnect ne peut pas être lu par quelqu’un qui n’aurait pas les bonnes autorisations. Les données sont fiables, car elles proviennent automatiquement d’une source unique et vérifiée, et elles sont sécurisées.

Saisie collaborative dans Excel

Lors de l’élaboration budgétaire, il est nécessaire de faire saisir à chaque contributeur les données dont il a la responsabilité. Ceci peut se faire en cloud ou bien dans les feuilles Excel, de façon à maintenir les utilisateurs dans un environnement familier. Mais avec Adaptive Insights, les données saisies dans les feuilles Excel sont enregistrées dans la base de données et consolidées immédiatement. La feuille n’est qu’un interface de saisie.

Saisie de budget dans Excel avec Adaptive Excel Planning

Les règles de gestion, de consolidation, de calculs ne sont pas gérées dans la feuille Excel. Là où auparavant on devait créer autant de feuilles que de responsables, avec une myriade de calculs dans chaque cellule et d’onglets, il n’est plus besoin que d’une seule feuille : chaque responsable n’a accès dans tous les cas qu’à son périmètre géré dans les autorisations.

Les gains de temps sont très importants car le contrôleur de gestion n’a plus besoin de consolider manuellement les fichiers reçus. La création de versions de simulation ne prendra que quelques secondes.

Par ailleurs, les utilisateurs peuvent librement filtrer les données, changer la disposition des axes, explorer les données en détail, tout cela à partir de la feuille Excel. Sans sortir de cet environnement familier ils viennent saisir ou recopier leurs prévisions de façon naturelle et simultanée.

Selon le profil des utilisateurs on favorisera l’accès web ou Excel. Les montants saisis sont sauvegardés, disponibles pour l’analyse, et sont ensuite pris en compte dans les règles de calcul. Pour connaitre l’avancement de la saisie, un workflow permet de gérer la traçabilité des actions.

Pour conclure

Puisque les outils comme Adaptive Insights offrent désormais ce choix, il convient de définir la bonne stratégie d’utilisation d’Excel. La volonté de remplacer Excel pour éliminer ses risques et défauts dans le contrôle de gestion ne doit pas conduire à une suspicion généralisée sur cet outil pour un usage raisonné. L’intégration entre Excel et le Cloud lui permet au contraire d’avoir une utilisation accrue et durable dans ce qu’il fait de mieux.

En combinant la puissance du traitement des données en cloud, l’ergonomie des fonctionnalités web et l’utilisation appropriée d’Excel on tire profit du meilleur de chacun, pour fluidifier les processus du contrôle de gestion et donner plus de visibilité sur la performance de l’entreprise.

About the Author

Laurent Allais
Laurent ALLAIS est expert en solutions d'élaboration budgétaire, business intelligence et pilotage des performances (CPM - FP&A), avec près de 20 ans d'expérience dans ce domaine. Il intervient dans l'aide au choix de solutions, l'analyse des besoins métier et la mise en oeuvre d'Adaptive Insights, leader mondial des solutions cloud Financial Planning & Analysis. Après avoir fondé Artens et dirigé l'activité BI-CPM de Viséo, il fonde Alsight en 2012, spécialiste d'Adaptive Insights en France. Alsight a rejoint Génération Conseil en 2019. Il est intervenu chez plus de 50 clients, dont Renault, PSA, AGF, Embraer, Airbus, UCPA, Mega, Lizéo, Elitechgroup, Roquette, Pimkie, Chanel, L'Oréal et Fnac. Contact : Laurent.allais@expandbi.com